Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 13 ja 14 artiklan sekä tietosuojalain (1050/2018) mukainen rekisteröidyn informointiasiakirja.
Rekisteröityjen informointi
Kiljavan opiston asiakkaat
1. Rekisterinpitäjä
Rekisteriä pitää Kiljavan opisto, Y-tunnus 0882817-9. Postiosoite: Kotorannantie 49, 05250 Kiljava. Sähköposti: kiljavan_opisto@kio.fi. Puhelin: 050 569 2474.
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Opiston edustajana toimii kurssisihteeri Heidi Sirén, puhelin 050 569 2474. Sähköpostiosoite: heidi.siren@kio.fi.
3. Rekisterin nimi
Kiljavan opiston asiakasrekisteri
4. Rekisterin oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä tietosisältö
Henkilötietoja kerätään opiskelija- ja asiakasrekisteriin (Kiranet), josta tietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:
AMMATTIYHDISTYSKOULUTUS
Kurssille kutsuminen, majoittuminen, kurssin osallistujalista, todistus, sähköpostimarkkinointiin, vuosiesitteen postitus, erityistarpeet; ruokavalio, laskutus.
Rekisteriin kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, osoite, sosiaaliturvatunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite, ammatti, ammattiosasto, erityisruokavalio, majoitustarve, hakijan status, ammattiliitto, kurssihistoria, työnantajan tiedot, laskun maksamistiedot. Rekisterin kautta hoidetaan kurssilaisten ja opettajien välinen, opiskelua koskeva tiedon välitys.
Rekisteristä saadaan tilastotiedot lakisääteisiin tilastokyselyihin. Tietoja voidaan kerätä kurssilaisilta myös manuaalisesti tilastokeskuksen vaatimiin tarkoituksiin.
Henkilötunnusta käsitellään tietosuojalain (1050/2018) 29 §:n perusteella opiskelijan yksiselitteiseksi yksilöimiseksi opinto- ja todistustiedoissa.
Laki vapaasta sivistystyöstä 21.8.1998/632
Tilastolaki 23.4.2004/280
EU:n yleinen tietosuoja-asetus 6, 15-21 ja 77 artiklat
MAKSUPALVELUTOIMINTA
Rekisteriin kerätään hakeutumisvaiheessa (korttikoulutukset) seuraavat henkilötiedot: nimi, syntymäaika, sähköpostiosoite, yritys, työturvallisuuskortin voimassaolo, erityisruokavalio, laskutusosoite. Tietoja käytetään koulutukseen ja koulutusoikeuden varmistamiseen.
Muissa maksupalvelutoimintatilanteissa kerätään tarvittavat henkilötiedot, joista sovitaan asiakkaan kanssa.
5. Tietojen luovutus
Tietojen luovutus: Kurssilaisille ja opiskelijoille luovutetaan kurssin alkaessa osallistujalista, josta ilmenee osallistujien nimet ja ammattiliiton lyhenne. Henkilötietoja voidaan luovuttaa ulkopuolisille ruokapalveluiden tuottajille sekä majoituksen hoitavalle hotellille sekä laskutusta varten. Henkilötietoja luovutetaan kurssiesitteen painajalle esitteen postitusta varten. Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös perintätoimistolle.
Yksittäisen henkilön henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin, paitsi viranomaiselle, jolla on lain tai päätöksen mukaan oikeus saada tiedot, esim. poliisi, jos asia koskee rikoksen tutkintaa. Tietoja ei myöskään luovuteta kolmansiin maihin.
6. Säännönmukaiset lähteet ja rekisteröidyn suostumus
Opisto käsittelee vain niitä tietoja, jotka asiakas on luovuttanut. Kurssihakukaavake tulee opistolle liitoilta. Opiston rekisteriin kerätään vain näitä tietoja, joita hakija on itsestään antanut. Hakeutuessaan opistolle on henkilö antanut suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn. Suostumus on peruutettavissa. Kurssihakemuksen tiedot ovat henkilötietojen osalta pakollisia, jotta henkilö voi osallistua koulutukseen (sopimusperusta). Mikäli henkilö ei luovuta tietojaan, ei hän voi osallistua kursseille. (kurssinjärjestäjän maksama)
7. Henkilötietojen käsittely, käsittelijät ja rekisterin suojaus
Henkilötietoja käsittelevät opistolla: kurssisihteerit, opettajat/kouluttajat, rehtori, laskutus, taloushallinto.
Henkilötiedot automaattisissa rekistereissä on suojattu asianmukaisin käyttäjätunnuksin, salasanoin ja palomuurein. Koulutuksen aikana paperilla olevat tiedot ovat vastuukouluttajan toimistossa, lukitussa tilassa. Koulutuksen päätyttyä manuaaliset rekisterit ja henkilötiedot, kuten todistukset, säilötään lukittuun arkistoon.
8. Henkilötietojen tarkastus, korjaus- ja kielto-oikeus sekä oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tallennetut tiedot. Tietojen pyytäjällä on oikeus saada itseään koskevat tiedot kuukauden kuluessa pyynnöstä. Pyytäjän on todistettava henkilöllisyytensä. Rekisteröity voi pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tiedot, poistamaan tiedot, vastustaa toimenpiteitä ja siirrättää tiedot järjestelmästä toiseen. Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen luovuttaminen suoramarkkinointiin.
Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, että rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön. Rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa käsittelyä kokonaan. Pyytäjän henkilöllisyys tarkistetaan ja vastaus annetaan kuukauden kuluessa.
Pyynnöt voi osoittaa kirjallisesti sähköpostiin: kiljavan_opisto@kio.fi tai postitse 1. kohdassa mainittuun osoitteeseen.
9. Henkilötietojen säilyttäminen
Henkilötietojen säilyttäminen: Tarpeellisia henkilötietoja säilytetään 5 vuotta viimeisestä aktiivisesta käynnistä. Muut henkilötiedot poistetaan, kun ne eivät ole enää tarpeellisia. Opintoihin liittyviä tietoja säilytetään 20 vuotta; laki vapaasta sivistystyöstä, kirjanpitolaki, tilastolaki. Osa tiedoista, kuten suostumus opintojen kirjaamisesta opintorekisteriin (Koskipalvelu), säilytetään pysyvästi.
10. Kanteluviranomainen
Jokaisella rekisteröidyllä on mahdollisuus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.
11. Profilointi
Kiljavan opisto ei suorita automaattista profilointia henkilötiedoista.
Laadittu 23.5.2018
Päivitetty 10.8.2026