Rekisteröityjen informointi

Kiljavan opiston, Voionmaan koulutuskeskuksen ja Kiljavanrannan asiakkaat

1. Rekisterinpitäjä

Rekisteriä pitää Kiljavan opisto.

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Opiston edustajana toimii hallintopäällikkö Pirjo Päivinen pirjo.paivinen(a)kio.fi, p. 050 433 436.

3. Rekisterin nimi

Kiljavan opiston asiakasrekisteri

4. Rekisterin oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä tietosisältö

Henkilötietoja kerätään opiskelija- ja asiakasrekistereihin, joista tietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

AMMATTIYHDISTYSKOULUTUS

Kurssille kutsuminen, majoittuminen, kurssin osanottajalista, todistus, sähköpostimarkkinointiin, vuosiesitteen postitus, erityistarpeet; ruokavalio, laskutus.

Rekisteriin kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, osoite, syntymäaika, puhelinnumero, sähköpostiosoite, ammatti, ammattiosasto, erityisruokavalio, majoitustarve, hakijan status, ammattiliitto, kurssihistoria, työnantajan tiedot, laskun maksamistiedot. Rekisterin kautta hoidetaan kurssilaisten ja opettajien välinen, opiskelua koskeva tiedon välitys.

Rekisteristä saadaan tilastotiedot lakisääteisiin tilastokyselyihin. Tietoja voidaan kerätä kurssilaisilta myös manuaalisesti tilastokeskuksen vaatimiin tarkoituksiin.

Laki vapaasta sivistystyöstä 21.8.1998/632

Tilastolaki 23.4.2004/280

Lisätietoja: apulaisrehtori p. 050 368 2874

VAPAAN SIVISTYSTYÖN PITKÄT LINJAT VOIONMAA

Rekisteriin kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, osoite, sotu, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kotikunta, laskutustieto sekä laskutusosoite (jos muu kuin henkilön tiedot), tieto asumisesta, jos asuu koulun asuntolassa, erityisruokavalio, lähiomainen, Kelan valvontailmoitusten määrä.

Opisto tarvitsee opiskelijahallinnointia, opetuksen suunnittelua, toteuttamista sekä opintojen edistymisen seurantaa varten opiskelijan tietoja, jotka ovat laissa erikseen määriteltyjä. Rekisteri välittää tiedot ja selvitykset poissaoloista, opintojen seurannan ja viestinnän eri toimijoiden välillä. Rekisteriin tallentuu hakeutuneiden opiskelijoiden tiedot sekä siellä ylläpidetään oppilaitoksessa opiskelevien opiskelijoiden henkilötietoja. Rekisteristä saadaan tilastotiedot lakisääteisiin tilastokyselyihin.

Rekisterin kautta hoidetaan opiskelijoiden ja opettajien välinen, opiskelua koskeva tiedon välitys.

Rekisterien sisältämiä henkilötietoja voidaan käyttää myös Kiljavan opiston ja asiakkaan väliseen mainontaan, markkinointiin ja suoramarkkinointiin lainsäädännön sallimissa rajoissa.

Laki vapaasta sivistystyöstä 21.8.1998/632

Tilastolaki 23.4.2004/280

Lisätietoja: koulutussuunnittelija p. 03 314 22 900 (vaihde)

AMMATILLINEN KOULUTUS

Rekisteriin kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, osoite, sotu, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kotikunta, kotimaa, kansalaisuus, pohjakoulutus, laskutusosoite (jos muu kuin henkilöntiedot).

Opisto tarvitsee opiskelijahallinnointia, opetuksen suunnittelua, toteuttamista sekä arviointia varten opiskelijan tietoja, jotka ovat laissa erikseen määriteltyjä. Rekisteri välittää tiedot ja selvitykset poissaoloista, näyttöjen arvioinnit ja viestinnän eri toimijoiden välillä. Rekisteriin tallentuu hakeutuneiden opiskelijoiden tiedot sekä siellä ylläpidetään oppilaitoksessa opiskelevien opiskelijoiden henkilötietoja sekä opiskelijoiden opintojen suorittamiseen, arviointiin ja etenemiseen liittyviä tietoja. Rekisteristä saadaan tilastotiedot lakisääteisiin tilastokyselyihin. Opintosuoritustiedot välitetään lakisääteiseen KOSKI-palveluun. Rekisterin kautta hoidetaan opiskelijoiden ja kouluttajien välinen, opiskelua koskeva tiedon välitys.

Rekisterien sisältämiä henkilötietoja voidaan käyttää myös Kiljavan opiston ja asiakkaan väliseen mainontaan, markkinointiin ja suoramarkkinointiin lainsäädännön sallimissa rajoissa.

Laki ammatillisesta koulutuksesta 637/2017

Lisätietoja: koulutuskoordinaattori p. 09 276251 (vaihde)

MAKSUPALVELUTOIMINTA

Rekisteriin kerätään hakeutumisvaiheessa (korttikoulutukset) seuraavat henkilötiedot: nimi, syntymäaika, sähköpostiosoite, yritys, työturvallisuuskortin voimassaolo, erityisruokavalio, laskutusosoite. Tietoja käytetään koulutukseen ja koulutusoikeuden varmistamiseen.

Muissa maksupalvelutoimintatilanteissa kerätään tarvittavat henkilötiedot, joista sovitaan asiakkaan kanssa.

HOTELLIN ASIAKKAAT

Rekisteriin kerätään majoituskortista seuraavat henkilötiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, laskutustiedot, erityisruokavalio ja oleskeluaika. Ulkomaalaisilta asiakkailta kerätään passinnumero.

Rekisteritietoja käytetään asiakassuhteen hallintaan, hoitamiseen, ylläpitämiseen, kehittämiseen sekä palvelun tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen. Tietoja voidaan käyttää myös markkinointiin ja mainontaan.

Lisätietoja: palvelupäällikkö: p. 09 276 2765

5. Tietojen luovutus

Tietojen luovutus: Kurssilaisille ja opiskelijoille luovutetaan kurssin alkaessa osallistujalista, josta ilmenee osallistujien nimet. Henkilötietoja voidaan luovuttaa ulkopuolisille ruokapalveluiden tuottajille sekä alueellisten koulutusten osalta majoituksen hoitavalle hotellille. Henkilötietoja luovutetaan kurssiesitteen painajalle esitteen postitusta varten. Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös perintätoimistolle.

Yksittäisen henkilön henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin, paitsi viranomaiselle, jolla on lain tai päätöksen mukaan oikeus saada tiedot, esim. poliisi, jos asia koskee rikoksen tutkintaa. Tietoja ei myöskään luovuteta kolmansiin maihin.

6. Säännönmukaiset lähteet ja rekisteröidyn suostumus

Opisto käsittelee vain niitä tietoja, jotka asiakas on luovuttanut.  Kurssihakukaavake tulee opistolle liitoilta. Opiston rekisteriin kerätään vain näitä tietoja, joita hakija on itsestään antanut. Hakeutuessaan opistolle on henkilö antanut suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn. Suostumus on peruutettavissa.  Kurssihakemuksen tiedot ovat henkilötietojen osalta pakollisia, jotta henkilö voi osallistua koulutukseen (sopimusperusta). Mikäli henkilö ei luovuta tietojaan, ei hän voi osallistua kursseille. (kurssinjärjestäjän maksama) Luottotiedot voidaan tarkastaa muun muassa vuokrasopimuksen teon yhteydessä.

7. Henkilötietojen käsittely, käsittelijät ja rekisterin suojaus

Henkilötietoja käsittelevät opistolla: vastaanoton henkilökunta, kurssisihteerit, koulutuskoordinaattori, koulutuspäälliköt, opettajat, rehtori, emäntä, siivouksen esimies, palvelupäällikkö, myyntipäällikkö, laskutus, taloushallinto.

Henkilötiedot automaattisissa rekistereissä on suojattu asianmukaisin käyttäjätunnuksin, salasanoin ja palomuurein. Koulutuksen aikana paperilla olevat tiedot ovat vastuukouluttajan toimistossa, lukitussa tilassa. Koulutuksen päätyttyä manuaaliset rekisterit ja henkilötiedot, kuten todistukset, säilötään lukittuun arkistoon.

8. Henkilötietojen tarkastus, korjaus- ja kielto-oikeus

Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tallennetut tiedot. Kiljavanrannan (hotellin asiakkaat) osalta tietoja voi pyytää palvelupäälliköltä ja ammattiyhdistyskoulutuksen osalta kurssisihteereiltä. Ammatillisen koulutuksen tiedot saa koulutuskoordinaattorilta. Voionmaan koulutuskeskuksen tiedot saa toimistosihteeriltä. Tietojen pyytäjällä on oikeus saada itseään koskevat tiedot kuukauden kuluessa pyynnöstä. Pyytäjän on todistettava henkilöllisyytensä. Rekisteröity voi pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tiedot, poistamaan tiedot, vastustaa toimenpiteitä ja siirrättää tiedot järjestelmästä toiseen. Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen luovuttaminen suoramarkkinointiin.

9. Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietojen säilyttäminen: Tarpeellisia henkilötietoja säilytetään 5 vuotta viimeisestä aktiivisesta käynnistä. Muut henkilötiedot poistetaan, kun ne eivät ole enää tarpeellisia.  Opintoihin liittyviä tietoja säilytetään 10 vuotta; laki vapaasta sivistystyöstä, kirjanpitolaki, tilastolaki. Hotelliasiakkaan majoituskortti säilytetään yksi vuosi oleskeluajan päättymisestä.

10. Kanteluviranomainen

Jokaisella rekisteröidyllä on mahdollisuus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.

11. Profilointi

Kiljavan opisto ei suorita automaattista profilointia henkilötiedoista.