Rekisteröityjen informointi
Kiljavan opiston ja Voionmaan koulutuskeskuksen asiakkaat
1. Rekisterinpitäjä
Rekisteriä pitää Kiljavan opisto.
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Opiston edustajana toimii atk-päällikkö Ari Heino, puh. 0400 923 879.
3. Rekisterin nimi
Kiljavan opiston asiakasrekisteri
4. Rekisterin oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä tietosisältö
Henkilötietoja kerätään opiskelija- ja asiakasrekisteriin (Visma InSchool ja Kiranet), josta tietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:
AMMATTIYHDISTYSKOULUTUS
Kurssille kutsuminen, majoittuminen, kurssin osallistujalista, todistus, sähköpostimarkkinointiin, vuosiesitteen postitus, erityistarpeet; ruokavalio, laskutus.
Rekisteriin kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, osoite, sosiaaliturvatunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite, ammatti, ammattiosasto, erityisruokavalio, majoitustarve, hakijan status, ammattiliitto, kurssihistoria, työnantajan tiedot, laskun maksamistiedot. Rekisterin kautta hoidetaan kurssilaisten ja opettajien välinen, opiskelua koskeva tiedon välitys.
Rekisteristä saadaan tilastotiedot lakisääteisiin tilastokyselyihin. Tietoja voidaan kerätä kurssilaisilta myös manuaalisesti tilastokeskuksen vaatimiin tarkoituksiin.
Laki vapaasta sivistystyöstä 21.8.1998/632
Tilastolaki 23.4.2004/280
Lisätietoja: atk-päällikkö p. 0400 923 879
VAPAAN SIVISTYSTYÖN PITKÄT LINJAT VOIONMAA
Rekisteriin kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, osoite, sotu, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kotikunta, laskutustieto sekä laskutusosoite (jos muu kuin henkilön tiedot), tieto asumisesta, jos asuu koulun asuntolassa, erityisruokavalio, lähiomainen, Kelan valvontailmoitusten määrä.
Opisto tarvitsee opiskelijahallinnointia, opetuksen suunnittelua, toteuttamista sekä opintojen edistymisen seurantaa varten opiskelijan tietoja, jotka ovat laissa erikseen määriteltyjä. Rekisteri välittää tiedot ja selvitykset poissaoloista, opintojen seurannan ja viestinnän eri toimijoiden välillä. Rekisteriin tallentuu hakeutuneiden opiskelijoiden tiedot sekä siellä ylläpidetään oppilaitoksessa opiskelevien opiskelijoiden henkilötietoja. Rekisteristä saadaan tilastotiedot lakisääteisiin tilastokyselyihin.
Rekisterin kautta hoidetaan opiskelijoiden ja opettajien välinen, opiskelua koskeva tiedon välitys.
Rekisterien sisältämiä henkilötietoja voidaan käyttää myös Kiljavan opiston ja asiakkaan väliseen mainontaan, markkinointiin ja suoramarkkinointiin lainsäädännön sallimissa rajoissa.
Laki vapaasta sivistystyöstä 21.8.1998/632
Tilastolaki 23.4.2004/280
Lisätietoja: koulutussihteeri p. 03 314 22 900 (vaihde)
AMMATILLINEN KOULUTUS
Rekisteriin kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, osoite, sotu, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kotikunta, kotimaa, kansalaisuus, pohjakoulutus, laskutusosoite (jos muu kuin henkilön tiedot).
Opisto tarvitsee opiskelijahallinnointia, opetuksen suunnittelua, toteuttamista sekä arviointia varten opiskelijan tietoja, jotka ovat laissa erikseen määriteltyjä. Rekisteri välittää tiedot ja selvitykset poissaoloista, näyttöjen arvioinnit ja viestinnän eri toimijoiden välillä. Rekisteriin tallentuu hakeutuneiden opiskelijoiden tiedot sekä siellä ylläpidetään oppilaitoksessa opiskelevien opiskelijoiden henkilötietoja sekä opiskelijoiden opintojen suorittamiseen, arviointiin ja etenemiseen liittyviä tietoja. Rekisteristä saadaan tilastotiedot lakisääteisiin tilastokyselyihin. Opintosuoritustiedot välitetään lakisääteiseen KOSKI-palveluun. Rekisterin kautta hoidetaan opiskelijoiden ja kouluttajien välinen, opiskelua koskeva tiedon välitys.
Rekisterien sisältämiä henkilötietoja voidaan käyttää myös Kiljavan opiston ja asiakkaan väliseen mainontaan, markkinointiin ja suoramarkkinointiin lainsäädännön sallimissa rajoissa.
Laki ammatillisesta koulutuksesta 637/2017
Lisätietoja: talous- ja koulutuskoordinaattori p. 050 309 4180
MAKSUPALVELUTOIMINTA
Rekisteriin kerätään hakeutumisvaiheessa (korttikoulutukset) seuraavat henkilötiedot: nimi, syntymäaika, sähköpostiosoite, yritys, työturvallisuuskortin voimassaolo, erityisruokavalio, laskutusosoite. Tietoja käytetään koulutukseen ja koulutusoikeuden varmistamiseen.
Muissa maksupalvelutoimintatilanteissa kerätään tarvittavat henkilötiedot, joista sovitaan asiakkaan kanssa.
5. Tietojen luovutus
Tietojen luovutus: Kurssilaisille ja opiskelijoille luovutetaan kurssin alkaessa osallistujalista, josta ilmenee osallistujien nimet. Henkilötietoja voidaan luovuttaa ulkopuolisille ruokapalveluiden tuottajille sekä majoituksen hoitavalle hotellille. Henkilötietoja luovutetaan kurssiesitteen painajalle esitteen postitusta varten. Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös perintätoimistolle.
Yksittäisen henkilön henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin, paitsi viranomaiselle, jolla on lain tai päätöksen mukaan oikeus saada tiedot, esim. poliisi, jos asia koskee rikoksen tutkintaa. Tietoja ei myöskään luovuteta kolmansiin maihin.
6. Säännönmukaiset lähteet ja rekisteröidyn suostumus
Opisto käsittelee vain niitä tietoja, jotka asiakas on luovuttanut. Kurssihakukaavake tulee opistolle liitoilta. Opiston rekisteriin kerätään vain näitä tietoja, joita hakija on itsestään antanut. Hakeutuessaan opistolle on henkilö antanut suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn. Suostumus on peruutettavissa. Kurssihakemuksen tiedot ovat henkilötietojen osalta pakollisia, jotta henkilö voi osallistua koulutukseen (sopimusperusta). Mikäli henkilö ei luovuta tietojaan, ei hän voi osallistua kursseille. (kurssinjärjestäjän maksama)
7. Henkilötietojen käsittely, käsittelijät ja rekisterin suojaus
Henkilötietoja käsittelevät opistolla: kurssisihteerit, koulutuskoordinaattori, koulutuspäälliköt, opettajat, rehtori, laskutus, taloushallinto.
Henkilötiedot automaattisissa rekistereissä on suojattu asianmukaisin käyttäjätunnuksin, salasanoin ja palomuurein. Koulutuksen aikana paperilla olevat tiedot ovat vastuukouluttajan toimistossa, lukitussa tilassa. Koulutuksen päätyttyä manuaaliset rekisterit ja henkilötiedot, kuten todistukset, säilötään lukittuun arkistoon.
8. Henkilötietojen tarkastus, korjaus- ja kielto-oikeus
Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tallennetut tiedot. Tietojen pyytäjällä on oikeus saada itseään koskevat tiedot kuukauden kuluessa pyynnöstä. Pyytäjän on todistettava henkilöllisyytensä. Rekisteröity voi pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tiedot, poistamaan tiedot, vastustaa toimenpiteitä ja siirrättää tiedot järjestelmästä toiseen. Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen luovuttaminen suoramarkkinointiin.
9. Henkilötietojen säilyttäminen
Henkilötietojen säilyttäminen: Tarpeellisia henkilötietoja säilytetään 5 vuotta viimeisestä aktiivisesta käynnistä. Muut henkilötiedot poistetaan, kun ne eivät ole enää tarpeellisia. Opintoihin liittyviä tietoja säilytetään 20 vuotta; laki vapaasta sivistystyöstä, kirjanpitolaki, tilastolaki.
10. Kanteluviranomainen
Jokaisella rekisteröidyllä on mahdollisuus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.
11. Profilointi
Kiljavan opisto ei suorita automaattista profilointia henkilötiedoista.